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Saber lo que queremos con el ADP

Hoy en día, al pensar en una empresa, independientemente de la temática de esta, sabemos que la empresa está ahí para desarrollar una actividad y que la quiere realizar de la mejor manera.

Pero para conseguir este fin, la empresa se ha de basar en la capacidad de las personas; aquí es donde viene el problema: como elegir a la persona correcta para el puesto correcto, ¿es fácil?, ¿es complicado?, ¿es útil?. Vamos a tratar este tema en este post, para aclarar y profundizar un poco en esta temática.

En una empresa, ya sea grande o pequeña, hay algún encargado o algún conjunto de personas encargadas de elegir a los futuros empleados — el conocido departamento de Recursos Humanos (RRHH).

Este departamento se encarga no sólo de hacer las famosas entrevistas de trabajo, sino también en definir las necesidades y características de un puesto de trabajo. Será de esto de lo que vamos hablar.

Para empezar ¿Que es el análisis y descripción de puestos de trabajo (ADP)?

Obviamente, es el análisis y descripción de los puestos de trabajo. Para ello se ha de recoger toda la información (directa o no) a los puestos: el espacio físico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del puesto, responsabilidades, conocimientos, habilidades, aptitudes (conocido como CHA), etc.

Este análisis requiere información sobre lo que influye directamente o indirectamente puede influir en un futuro en el puesto que vamos a desempeñar. Todo esto se hace mediante un riguroso estudio de los elementos o características del puesto y la empresa.

 

¿Es siempre necesario realizar este estudio?

Según las necesidades de cada empresa, queda claro que cuanto más grande o más distribuida sea la empresa el ADP tiene mas valor y significado, pero aun así siempre va bien hacer este ADP en 3 momentos determinados de una empresa:

• Creamos la empresa: parece obvio que cuando creamos una empresa surgen nuevos puestos de trabajo y necesitamos definir qué queremos y cómo queremos que sea desempeñado ese puesto por un trabajador.
• Siguiendo con la misma línea que el punto anterior, cuando creamos un puesto nuevo con la empresa previamente creada, deberíamos también hacer un ADP.
• Y también cuando un puesto se ve modificado por las nuevas tecnologías; queda claro que para escribir a máquina o a ordenador el resultado será el mismo un documento impreso, pero las necesidades de los dos puestos de trabajo distan bastante de ser similares (aunque compartan ciertos principios).

¿Como diseñamos un puesto de trabajo?

En este punto vamos a introducir un nuevo concepto que seguramente muchos ya podéis haber diferenciado: el ADP está compuesto por el Análisis del Puesto de Trabajo (APT) y del Diseño del Puesto de Trabajo (DPT); puntualizado esto podemos seguir.

Es obvio que según las necesidades, no es lo mismo un puesto en una gran multinacional que el puesto de un autónomo.

Para diseñar el puesto necesitamos del previo análisis y descripción del puesto, pero también tenemos que fijarnos en varios factores más: la teoría esta muy bien pero casi siempre dista de la práctica.

Se diferencian dos casos: cuando el puesto tiene que ser creado y cuando éste ya existe.

• Cuando el puesto es creado, debemos hacerlo sobre un modelo, un caso estándar; en este caso no podemos afinar tanto ya que no sabemos al 100% las necesidades del puesto aun teniendo un APT magnífico. Entonces, con estas -llamémoslas carencias-, hemos de pasar a la elección del personal.

• Pero realmente cuando el APT acierta, es una vez que el puesto ya existe y ya se tiene experiencia sobre qué debe y cómo debe desempeñarse ese puesto. La razón básica es que podemos basarnos un poco más en la persona que va a desarrollar el trabajo; y a partir de él podemos inferir un nuevo diseño del puesto más especializado que el puesto inicial, nunca sin olvidarnos de cual es el fin del puesto.

¿Es útil?

Yo creo que si, saber las necesidades que puede demandar un puesto de trabajo, hace que cuando la gente de RRHH esté buscando o redactando anuncios, sean más específicos en lo que quieren, lo que se traduce en menos tiempo desechando posibles solicitudes; con lo que el nivel de empleados que reciban será más apropiado, ahorrando así tiempo a los de RRHH.

Pero no sólo tiene esta utilidad, también se puede usar como elemento diferenciador entre puestos y así definir una escala de sueldos y establecer una guía a seguir para la promoción interna de la empresa, me explico:

• Dos puestos con distintos ADP indican que seguramente para desempeñar el puesto hacen falta distintos CHA, con lo que ya hemos diferenciado dos puestos y por tanto uno de los dos requerirá pagar más a final de mes a quien lo haga.
• Y además, establece una guía: esto quiere decir que cualquier empleado sabe lo que se le pide si quiere mantener el puesto y no perderlo; pero si quiere promocionarse también sabe que cosas se demandan en un puesto superior; así de esta manera sabe que una vez conseguidos ciertos conocimientos puede optar a otro puesto.

¿Pero es oro todo lo que reluce?

No, al ADP se le achacan muchas criticas y muchos defectos.

Por ejemplo, uno que podemos imaginarnos es la cantidad de trabajo que puede llevar hacer un buen ADP y la escasa utilidad que éste puede tener.

Yo creo que en un buen ADP se pierde tiempo en hacerlo — eso no lo cuestiono — dado que hay que conocer en primera instancia las necesidades y el organigrama de la empresa. Sin embargo este método ahorra cantidad de trabajo a los de RRHH cuando escogen gente, y además beneficia a la empresa dado que el empleado elegido cumple con los perfiles y necesidades impuestos por RRHH, así que rendirá más en la empresa.

Pero pasando a datos algo más objetivos, en 1968, aunque 40 años después parecen tener aun vigencia, una encuesta (estos datos se encuentran en el link al libro más abajo) por el Bureau of Business Research del California State College puso de manifiesto que las razones más frecuentemente dadas por aquellas organizaciones que no usaban ADP:

• No sirve para ningún objetivo
• No conocen ningún sistema objetivo
• Es demasiado costoso
• Requiere demasiado tiempo

Aunque con la actual capacidad de software y hardware existen algunas herramientas que facilitan mucho el ADP (aunque muchos son de pago) con lo que consiguen reducir mucho los tiempos, pero para poder interpretarlo sigue siendo complejo.
Bueno espero que después de este post, sobre ADP, hayamos podido reflexionar sobre la utilidad de los ADP y por tanto diferentes maneras de optimizar el departamento de RRHH.

P.D.: Existen por Internet algunos modelos de ADP, como por ejemplo este extraído de monografias

Y por si hay algún interesado más en el tema aquí dejo un libro sobre ADP aunque faltan algunas páginas importantes, pero igualmente puede dar alguna que otra idea generalista sobre el tema que hemos tratado.

Tags: ADP, APT, DPT, RRHH   Posted in Empresa